Tugas Akhir BAB 3

BAB III

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1       Tinjauan Perusahaan

3.1.1    Sejarah Singkat PT. Alfa Scorpii Kota Binjai

PT Alfa Scorpii atau disebut Alfa Scorpii dalam standard guideline ini telah berkecimpung di dunia bisnis otomotif selama lebih dari 20 tahun sebagai main dealer sepeda motor brand YAMAHA. Jangkauan servisnya berpusat di daerah Sumatera bagian utara (untuk saat ini telah memasuki 4 propinsi, yakni: Sumatera Utara, NAD, Riau Daratan dan Riau Kepulauan). Kesuksesan tentunya tidak datang begitu saja. Dengan pasukan inti tidak lebih dari 10 orang pada tahun pertama, Alfa Scorpii kemudian pun mengolah intuisi dan visi dengan perjuangan dan aksi. 

Tepatnya pada tanggal 21 Agustus 1987, Alfa Scorpii mengukuhkan tekad untuk mengharumkan nama besar YAMAHA yang sempat absen 10 (sepuluh) tahun dari dunia otomatif Indonesia. 5 (lima) tahun bukan jangka waktu yang pendek untuk mendirikan fondasi perusahaan ini. Bagaikan filosopi tumbuhan bambu, Alfa Scorpii membangun akar-akar kuat dengan membangun sistem manajemen yang kokoh. Fleksibel namun kuat seperti batang-batang bambu yang elastis namun tidak mudah patah. Kepiawaiannya membangkitkan kembali brand YAMAHA yang sempat lumpuh di era 80-an menyumbang andil besar dalam market share penjualan sepeda motor asal Jepang tersebut di skala nasional. Akhirnya setelah perjuangan panjang, pada awal 2007, YAMAHA berhasil membobol rekor market sepeda motor di Indonesia.

Seiring dengan prestasi tersebut, Alfa Scorpii mengukuhkan kebesaran namanya dengan merancang identitas perusahaan baru yang dirangkumkan dalam standard guideline ini. Fungsi elemen grafis yang menerapkan filosopi perusahaan ini akan menjadi formula penggunaan segala corporate design dan branding Alfa Scorpii di masa mendatang.

Bisa dikatakan identitas perusahaan tidak hanya merupakan identitas, tapi melambangkan jiwa dari perusahaan tersebut. Adalah sebuah cara yang strategis untuk menyampaikan pesan perusahaan melalui visual image dari seperangkat identitas perusahaan. Untuk itu diperlukan kombinasi formula, kriteria, struktur, dan aturan yang tepat dalam sebuah sistem yang disebut identitas perusahaan standard guideline. Adapun karakter atau personaliti Alfa Scorpii yaitu Fast, Smart, Modern, Professional, Friendly, Daring dan Flexible. Identitas perusahaan adalah seperangkat atribut, aspek, ide, metode, teknik dan nilai sebuah perusahaan berdasarkan karakter (personaliti), kultur dan visi dari perusahaan tersebut.

Perangkat ini sangat penting dalam dunia bisnis karena identitas perusahaan dimanifestasikan dalam sistem branding dan trademark yang akan membedakan perusahaan tersebut dari kompetitornya. Identitas yang kuat akan menegaskan brand sehingga lebih dikenal oleh target marketnya. Biasanya identitas perusahaan ini diterapkan dalam format komunikasi seperti: logo, letterhead, business card, folder, envelope, kartu-kartu, presentation template, typography, warna, seragam dan lain-lain.

3.1.1    Ruang Lingkup Perusahaan

Kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan PT. Alfa Scorpii yaitu :

1.      Penjualan produk kendaraan sepeda motor Yamaha dengan beberapa tipe motor seperti Yamaha V-ixion, Jupiter Z, New Vega R, Mio Sporty, New RX-King, Jupiter MX, Scorpio Z dan sebagainya.

2.      Penjualan jasa servis sepeda motor. Penjualan jasa servis merupakan salah satu aktivitas pada perusahaan untuk memberikan pelayanan jasa kepada pelanggannya.

3.      Penjualan suku cadang atau sparepart merk Yamaha. Selain penjualan sepeda motor dan pelayanan servis, juga tersedia penjualan suku cadang (sparepart) resmi dari Yamaha, sehingga keaslian dari suku cadang yang ada dijamin oleh Yamaha.

3.1.2   Visi dan Misi PT. Alfa Scorpii

Adapun Visi dan Misi PT.Alfa Scorpii antara lain :

1. Visi PT.Alfa Scorpii

Menjadi Main Dealer YAMAHA terbesar yang Konsisten, Berkelanjutan dan Pertumbuhan yang sehat.

2. Misi PT.Alfa Scorpii

- Pemikiran yang terbuka.

- Menciptakan & mengelola Kepercayaan dan Etika yang baik.

- Selalu terdepan dari kompetitor.

- Mengedepankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan dengan semua patner bisnis.

3.2              Logo dan Makna YAMAHA

Gambar III.1 Logo YAMAHA

           Bentuk,makna logo Perusahaaan resmi yang digunakan adalah sesuai yang tercantum.

Adapun makna dari logo Yamaha semakin didepan adalah sebagai berikut:

-          Warna Biru melambangkan warna kebanggaan Yamaha di kancah balap dunia, khususnya Motor GP. Mencerminkan semangat untuk eksplorasi teknologi otomotif dan mengekspresikan kepercayaan diri dan pemikiran yang jernih dalam menghadapi tantangan.

-          Warna merah yang menunjukkan semangat, keberanian, kehangatan dan energi untuk selalu menjadi yang terdepan. Gradasi warna mencerminkan passion dan excitement saat menjalani tahap proses untuk mencapai hasil maksimal

-          Arti huruf A dengan garis merah Affirmation berarti selalu berfikir sebagai pemenang Aspiration menandakan selalu memiliki cita-cita dan standar kualitas tinggi Action mengandung pengertian selalu berjuang bersama-sama dengan arah tujuan sama secara persisten dan focus Achievement menegaskan selalu percaya bahwa kita bisa mencapai kesuksesan dan melewati rintangan Sementara desain huruf dengan garis desain yang mengarah ke atas memproyeksikan bahwa keluarga besar Yamaha selalu bergerak maju. Dengan visi yang searah, berjuang bersama-sama untuk membangun diri dan Yamaha agar menjadi Semakin di Depan.

3.2.1        Arti Logo Tiga Garpu

Gambar III.2 Logo Tiga Garpu

Logo yamaha itu berupa Tuning Fork atau yang bahasa Indonesianya sebut Garpu Talayang artinya : “Garpu tala adalah alat yang berbentuk seperti garpu bergigi dua (atau berbentuk huruf Y) dan beresonansi pada frekuensi tertentu bila dihentakkan pada suatu benda. Garpu tala hanya bergetar pada satu frekuensi, misalnya nada a' dengan frekuensi 440 Hertz. Karena frekuensi ini tetap, garpu tala biasanyadigunakan untuk menala alat music lain, seperti gitar dan piano.”

3.2.2        Logo dan Makna Alfa Scorpii

Gambar III.3 Logo Alfa Scorpii

Alfa Scorpii berasal dari kata Alpha Scorpius yaitu Bintang yang masuk dalam gagasan rasi bintang Antares yang bersinar 10.000 kali lebih terang dari matahari.

Logo/symbol “Alfha” dikombinasikan dengan symbol “Scorpion”, dengan konsep tanda panah yang terus menanjak seperti grafik peningkatan. Logo “the scorpion” terdiri dari 5 garis yang mengarah keatas dengan ketinggian yang semakin meningkat. Hal ini sesuai filosofil bamboo yang dalam pertumbuhan awalnya tidak kelihatan secara nyata keatas. Namun, setelah melewati masa 5 tahu, pertumbuhan cepat, tajam dan jelas.

Lima garis yang menandakan 5 tahun perjuangan alfa secorpii dalam membangun fondasi yang kokoh untuk memperkenalkan produk sepeda motor Yamaha di Sumatera. Garis lengkungan yang menghubungkan garis pertama dan kedua menunjukan tahun pertama dan kedua merupakan tahun tersulit dalam membangun fondasi Alfa Scorpii. Setiap garis memiliki tingkat ketinggian yang semakin menungkat.

Batasan dasar (lembah) untuk garis ke 3 dan ke 4 lebih tinggi daripada lembah pada garis 1 dan 2. Hal ini menandakan bisnis Alfa Scorpii diharapkan tidak akan mengalami penurunan ditahun-tahun berikutnya.

3.3      Struktur organisasi Cabang Stabat

Dalam menjalankan roda organisasi dan mempelancar aktivitas kerja PT.Alfa Scorpiipada umumnya menggunakan struktur organisasi garis dan staff yang menghubungkan tipe organisasi Fungsional. Yaitu mengambarkan departemen-departemen untuk membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan, dimana Kepala Pimpian Unit membawahi bagian – bagiannya. Dengan adanya pembagian Tugas dalam Struktur Organisasi, maka sasaran akan dapat tercapai sesuai rencana, karena setiap bagian mempunyai tugas yang saling berhubungan. Struktur Organisasi perusahaan dapat dilihat pada halan berikut:

Gambar III.4 Struktur Organisasi

Sumber : PT. Alfa Scorpii KotaBinjai (2015)

3.4      Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Organisasi yang baik adalah organisasi yang jelas dan teratur sehingga dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya setiap pemangku jabatan memiliki gambaran serta batasan tugas dan tanggung jawab. Berikut ini merupakan pembagian tugas dan tanggung jawab beberapa departemen yang diuraikan sebagai Bertanggung Jawab berikut :

1.        Branch Manager

Meminpin, Mengelola dan memantau pelaksanaan operasi cabang yang meliputi penjualan unit, spare part, servis, administrasi, dan keuangan, serta mengelola pelanggan, Mencapai target yang telah ditetapkan, Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada, dan mengembangkan bisnis baru.

2.        SPV Sales & Unit

Bertanggung jawab untuk delivery kendaraan yang telah dijual kepada pelanggan, Memantau hasil kerja salesman, dan menyiapkan suatu petunjuk (guidance) sebagai solusi terhadap masalah yang sering dihadapi, Melakukan supervisi dan koordinasi antara salesman dan counter untuk  mencapai target penjualan.

3.        Koordinator

1.    Mengetahui beban orang yang dibawahnya, apakah overload/underload atau normal, Mengetahui apa yg dikerjakan orang yang dibawahnya, Mengetahui target yg dikerjakan orang yang dibawahnya.

2.    Memastikan bahwa orang yang dibawahnya selalu memiliki pekerjaan sesuai dengan beban kerja mereka masing-masing.

3.    Mencarikan pekerjaan agar orang yang dibawahnya memenuhi pekerjaan mereka.

4.    Memberikan arahan/solusi jika orang dibawahnya mengalami salah arah atau kesulitan.

5.    Bertanggung Jawab atas pekerjaan yang dibawahnya.

6.    Bertanggung Jawab atas penyelesaian pekerjaan orang yang dibawahnya dan pekerjaan itu sendiri.

4.      Pos Gerbang

Bertanggung jawab  menjaga dan memelihara asset perusahaan dan menertibkan parkir motor pada saat parkir.

5.      Tim Selesman

a.       Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.

b.      Memelihara dan melayani pelanggan, dan mengembangkan bisnis baru pada kesempatan mendatang.

c.       Memelihara aktivitas kunjungan harian termasuk pengisian angket penjualan.

d.      Menyediakan pelayanan purna jual seperti penyelesaian dokumen-dokumen (STNK, BPKB dan lain lain).

-          Deskripsi Pekerjaan

a.       Melakukan prospecting, baik melalui kunjungan langsung ke calon pelanggan atau melalui telepon.

b.      Menunjukkan sifat ramah, sopan santun, dan menarik dalam penawaran dan negosiasi, penutupan penjualan, penyerahan kendaraan, serta pelayanan purna jual.

6.      PIC Kolektif

Bertanggung jawab dalam hal penjualan sales, seperti membantu mendapatkan stok sparepart dan membuat laporan penjualan sales.

7.      PIC Chennel

dan bertanggung jawab pekerjaan yang dilakukan oles sales, counter sales, sepertimemotivasi, mengarahkan dan membimbing sales counter sales.

8.      Seles counter

a.       Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.

b.      Memelihara dan melayani pelanggan, dan mengembangkan bisnis baru pada kesempatan mendatang.

c.       Memelihara aktivitas kunjungan harian termasuk pengisian angket penjualan.

d.      Menyediakan pelayanan purna jual seperti penyelesaian dokumen-dokumen (STNK, BPKB, dll).

9.      Adm. Logistik

Bertanggung jawab terhadap kegiatan bongkar barang masuk dari cabang yang dibawa oleh supir luar kota. Tugasnya melakukan proses serah terima dokumen surat jalan masuk dengan driver luar kota.

10.  PDI Man

Bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan sesuai work order, berkerja dengan aman dan memperbaiki sepeda motor.

11.  Driver

Jabatan tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

a.       Mengirimkan kendaraan baru kepada konsumen/pembeli atau mengambil kendaraan baru dari kantor pusat Medan atau bisa dari deler-deler.

b.      Bertanggung jawab mengantar suku cadang kendaraan.

12.  SPV Service & Sparepart

Bertanggung  jawab Memastikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan aspek dantelah sesuaidengan standar kebijakan prosedur yang berlaku serta melakukan kegiatan pengawasan dokumentasi. Mengontrol mengatur dan mematuhi, batas- batas hak dan kewajibansebagai pengguna produk itu sendiri.

13.  Service Advisor

Jabatan tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

a.         Berhubungan langsung dengan pelanggan dan menerima pelanggan.

b.         Menganalisa kerusakan kendaraan.

c.         Mengestimasi waktu dan biaya perbaikan kendaraan.

d.        Membuat work order (W/O).

e.         Memonitor perkembangan perbaikan kendaraan.

f.          Menerima work order.

g.         Menginofasikan job progress kendaraan kepala costomer.

h.         Menindaklanjuti kegiatan setelah perbaikan.

14.  Mekanik

Bertugas langsung terjun kelapangan  ketika terjadi ketidakpuasan kepada konsumen.

Jabatan tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

1.    Merawat dan memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel.

2.    Memberikan kualitas terbaik dalam melakukan service motor.

3.    Memberikan penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi pada sepeda motor konsumen.

15.  SparePart Sales

Petugas spare part yang bertugas mengantar pesanan toko dalam kota dan menawarkan spare part tersebut ke toko dalam kota ( sama dengan spare part counter sales).

16.  Service Counter

Jabatan tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

a.         Memelihara hubungan dengan pelanggan.

b.         Perjanjian, penerimaan, menuliskan repair order, memonitor progres pekerjaan, final check, penjelasan saat penerimaan, follow up.

c.         Proses dokumen.

d.        Menjawab pertanyaan customer, menghandle komplain, dan sebagai konsultan masalah teknis.

e.         Menyimpan file informasi pelanggan.

f.          Melaksanakan aktifitas meningkatkan pelanggan untuk servis selanjutnya.

g.         Membantu Service Head.

17.  Doorsmer

Bertanggung jawab membersihkan motor konsumen atau mencuci motor.

18.  SPV Finance

Bertanggung jawab mengontrol uang keluar dan masuk, melakukan penagihan dan menangani masalah perpajakan berserta pembayaran.

19.  Kasir

Jabatan tersebut mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

a.         Melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti-bukti pembayaran yang telah disetujui.

b.         Menerima pembayaran dan membuat bukti penerimaan atas uang tunai/cek/bilyet giro dari pelanggan maupun dari pihak ketiga.

c.         Menyetorkan uang tunai/cek/bilyet giro yang diterima paling lambat keesokan harinya.

d.        Mengambil uang di bank untuk keperluan rutin.

e.         Bertanggung jawab atas keamanan jumlah uang/cek/bilyet giro yang ada di cabang.

f.          Berdasarkan daftar gaji/upah yang telah disetujui menyerahkan uang gaji/ upah ke atasannya.

g.         Membuat dan melaporkan buku kas atau bank harian.

20.  Surat Jalan

Mengurus pembuatan STNK dan BPKB, dan pajak kendaraan sesuai dengan permintaan bagian penjualan.

21.  STNK & BPKB

Mengurus menyimpan STNK dan BPKB, dan pajak kendaraan sesuai dengan permintaan bagian penjualan.

22.  GA

Bertanggung jawab atas pengelolaan serta pengadaan barang& jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor. Melakukan pemeliharaan fixedasset, office equipment, aspek pengelolaan gedung dan fasilitas penunjang lainnya.

23.  Kebersihan

Bertanggung jawab dalam hal bagian gedung utama (showroom, toilet dan kantor) dan bertanggung jawab pada bagian bengkel.

24.  Keamanan

Bertanggung jawab menjaga keamanan dan ketertiban diperusahaan juga dilingkungan dan sekitarnya.

25.  Messanger

Bertugas untuk mengirimkan dokumen, melakukan transaksi, menyampaikan dan menerima pesanan.

3.5       Metode  Pengumpulan Data

Adapun metode penggumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

a.       Pengamatan (ObservationI), yaitu mengamati secara langsung terjadinya proses penerimaan Service.

b.      Wawancara (Interview), yaitu memperoleh data dengan melakukan tanya jawab lanngsung dengan pegawai yang menangani masalah penerimaan service pada PT. Alfa Scorpii.

c.       Dokumentasi (Documentation), yaitu meneliti dan memilih dokumen yang berhubungan dengan proses penerimaan Service pada PT. Alfa Scorpii.

3.6       Prosedur Sistem Yang Berjalan

Mekanisme sistem yang berjalan pada PT.Alfa Scorpii khususnya pada bagian Penerimaan service sepeda motor.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada sistem yang sedang berjalan, terdapat beberapa prosedure pada sistem manual yang sedang berjalan diantaranya :

1.      Kosumen datang untuk memperbaiki kendaraannya.

2.      Mekanik melakukan pengecekan kendaraan setelah dilihat kerusakan maka diketahui barang apa saja yang diganti. Lalu mekanik lapor ke konsumen.

3.      Kosumen meminta barang spare part yang akan diganti kepada kasir.

4.      Lalu kasir mengambil barang yang dibutuhkan secara manual kemudian diberikan kepada mekanik untuk dipasang.

5.      Peminpin menerima laporan penjualan spare part dan menerima service pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai.

3.6.1    Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan

Di bawah ini flowmap sistem informasi yang berjalan pada kegiatan Sistem Informasi penerimaan service dan penjualan sparepart motor pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai adalah sebagai berikut :

Tabel III. 1 Flowmap Sistem Yang Berjalan

DATA PENERIMAAN SERVICE  YANG SEDANG BERJALAN PADA PT. ALFA SCORPII   Khshs           Konsumen                   Mekanik                      Kasir                   Pemimpin

3.7        Permasalahan

            Sistem pelayanan pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai sudah berjalan dengan baik, namun masih terdapat kelemahan-kelemahan yang menyebabkan lambatnya penyajian laporan pelayanan yang dibutuhkan. Oleh karena itu dibutuhkan adanya suatu pengembangan sistem yang dapat memberikan solusi atas permasalahan yang ada. Mulai analisa permasalahan berikut, akan dijabarkan permasalahan-permasalahan apa saja yang terjadi pada sistem penerimaan service yang telah berjalan.

1.      Tidak diketahui berapa penjualan stok sparepart setiap hari dan penerimaan service pada PT. Alfa Scorpii.

2.      Teknologi pengolahan data yang digunakan pada sistem yang berjalan masih menggunaka microsoft excel naman masih kurang efektif dan efesien sehingga memperlambat proses kerja karyawan dan memperlambat dalam pembuatan laporan.

3.8        Alternatif Pemecahan Masalah

Adapun alternatif pemecah masalah sistem penerimaan service dan spare part motor  pada PT. Alfa Scorpii kota Binjai  yaitu, sistem yang berjalan perlu dilakukan perubahan dengan membuat sistem informasi dengan menggunakan bahasa ASP.NET agar mempermudah sistem kerja yang  berjalan dan Merancang sebuah sistem informasi yang tujuannya untuk membuat penyajian informasi yang berhubungan dengan target penerimaan service dan target penjualan spare part motor. Memudahkan bagian service dan penjualan dalam melakukan promosi.